Seminare für jede Branche

Zertifizierte/r Office Manager/in - Zertifikats-Weiterbildung, Dauer 3 Tage

Büroorganisation – Chefentlastung – Office 4.0 – Konfliktmanagement

Hervorragende Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten sind ausschlaggebend, um zeitgleich reibungslose Büroabläufe zu managen, als Schnittstelle zwischen Kollegen, Kolleginnen, Geschäftspartnern, Geschäftspartnerinnen und Führungskraft zu fungieren und stellvertretend Arbeitsanweisungen zu delegieren. Virtuelle Tools für die Zusammenarbeit helfen dabei, vernetzt und up-to-date zu bleiben. Damit die dezentrale Zusammenarbeit auch funktioniert, sind Spielregeln und die richtige Kommunikation vonnöten. Hybrides Arbeiten in verschiedenen Ausprägungen wird sich immer mehr etablieren. Zeit, um Ihre Performance im Office mit den besten Hacks zu steigern.

Ziele & Nutzen

• Kompakte Wissensvermittlung: In nur 3 Tagen wird den Teilnehmenden top-aktuelles Know-how zum professionellen Office-Management anhand berufsspezifischem Fachwissen und praktischer Übungen vermittelt. Teilnehmende lernen neue Arbeitsmethoden, Tools und Strategien kennen, mit welchen sie ihr verantwortungsvolles Aufgabenspektrum mit Erfolg meistern und ihrem Chef souverän den Rücken freihalten können.
• Arbeits- und Lernhilfen online: Den Teilnehmenden stehen Checklisten und Mustervorlagen für erfolgreiche Präsentationen, ein Gesprächsleitfaden für Konfliktsituationen und Vorlagen für englische Geschäftsemails zur Verfügung. Zudem können die Teilnehmenden ihren Lernfortschritt mittels Wissens-Checks jederzeit selbstständig überprüfen. 
• Anerkanntes Zertifikat: Nach erfolgreichem Multiple-Choice-Abschlusstest auf dem Online-Portal erhalten die Teilnehmenden das Zertifikat „Office Manager/in“.

Weiterbildungsinhalte

Modul 1: Office-Management optimal gestalten
Tag 1:

Office 365

• Einblick in Office 365
• Vorteile von Office 365
• Relevante Schnittstellen
• Kleiner Ausblick auf den Einsatz künstlicher Intelligenz

Verwaltung von E-Mails

• Richtiges Verwalten von E-Mails in Outlook
• Zusammenarbeit mit anderen Benutzern verbessern

Aufgabenmanagement 4.0: To-Dos aus Tagesgeschäft und Projekten im Blick behalten

• Wie behält man die täglichen To-Dos aus dem Tagesgeschäft und in Projekten im Blick?
• Infos zu aktuellen KI Tools , wie ChatGPT, LanguageTool & Co. 

Zusammenarbeit mit Teams

• Microsoft Teams richtig nutzen
• Mit anderen Benutzern chatten
• Meetings abhalten
• Dokumente gemeinsam bearbeiten

Arbeiten in der Cloud

• SharePoint und OneDrive nutzen
• Dokumente speichern, organisieren und gemeinsam bearbeiten

Best Practices und Tipps für Selbstmanagement und Selbstorganisation

• Bewährte Methoden und Tipps zur effektiven Nutzung der Tools und Steigerung der Produktivität
• Mit Kaizen Standards schaffen sowie Prozesse und Arbeitsabläufe optimieren

Modul 2: Souverän kommunizieren und Konflikte erfolgreich managen
Tag 2:

Professionelle Kommunikation im Office

• Konstruktiv Grenzen setzen: lösungsorientiert kommunizieren
• Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten und schwierigen Gesprächspartnern
• Mit dem Harvard-Prinzip Win-Win-Situationen schaffen
• Bei persönlichen Angriffen souverän reagieren
• Professioneller Umgang mit eigenen Emotionen
• Fallbeispiele zu typischen Konfliktsituationen aus dem beruflichen Alltag

Konflikte und schwierige Gespräche erfolgreich managen

• Konflikte und Konfliktdynamiken: Eskalationsstufen
• Chancen von Konflikten
• Wertschätzende Kommunikation auch in schwierigen Situationen
• Gesprächsleitfaden für Konfliktsituationen

Modul 3: Informationen professionell vor-, auf- und nachbereiten
Tag 3:

Aussagekräftige PowerPoint Präsentationen

• Absprache und Vorbereitung
• PowerPoint und Prezi
• Wichtige Visualisierungshilfen für eine effektive Foliengestaltung
• Entscheidungs-Präsentationen vorbereiten: die Entscheidungsmatrix
• Knappe und klare Präsentationen: Tabellen, Grafiken und Diagramme erstellen
• Pyramidal präsentieren - Die Kernaussage schnell erfassen und darstellen 

Management Summaries, die überzeugen

• Informationen auf den Punkt bringen 
• Inhalte verständlich gliedern und strukturieren 
• Die Zielgruppe mit Schlüsselbegriffen überzeugen

Professionelle Protokolle und Berichte erstellen

• Die Vorbereitung: Was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen 
• Schritt für Schritt vom Entwurf bis zum aussagekräftigen Text

Teilnehmerkreis
Die Weiterbildung ist branchenübergreifend besonders sinnvoll für alle , die Ihr Office besser organisieren möchten. Angefangen bei der Office Managerin bzw. dem Office Manager bis hin zu Mitarbeitenden aus Sekretariat, Assistenz und Sachbearbeitung, die ihre Kollegen und Vorgesetzten in Zeiten der Digitalisierung und Internationalisierung effektiv entlasten und Zeit sparen möchten.

Veranstaltungs-Code

FB24-293435-56343861