Definition von Projektmanagement
Der Begriff Projektmanagement leitet sich aus dem Lateinischen ab: Proiectum bedeutet "das nach vorne Geworfene" und manu agere heißt übersetzt "an der Hand führen". Damit umreißt die wörtliche Übersetzung von Projektmanagement bereits recht anschaulich die Aufgaben dieser Disziplin. Letztlich handelt es sich beim Projektmanagement um Führungsaufgaben, -techniken und Führungsmittel zur Initiierung, Definition, Planung und Steuerung von Projekten.
Die Rolle des Projektmanagers
Der Projektmanager nimmt eine herausragende Position im Laufe eines Projektes ein. Er begleitet das Projekt von der Initiierung bis hin zum Abschluss und muss sicherstellen, dass die Erwartungen der Stakeholder möglichst erfüllt werden. Hierzu muss er die Projektdauer einschätzen, Termine koordinieren, die Kosten kalkulieren sowie den Inhalt, Umfang und die Qualität der Projektergebnisse im Auge behalten. Der Projektmanager nimmt im Verlauf eines Projektes eine außerordentlich wichtige Position ein und muss daher in verschiedensten Teilbereichen des Projektmanagements geschult sein.
Die Herausforderungen des Projektmanagements
Die große Herausforderung des Projektmanagements liegt darin, Zeit, Kosten und Qualität von Projekten miteinander in Einklang zu bringen. Da diese Größen miteinander in Konkurrenz stehen, müssen Projektmanager jeden Schritt der Projektplanung zuvor mit den Stakeholdern abstimmen, um eine gemeinsame Basis zu finden und Prioritäten gezielt zu setzen. Auf diese Weise wird die Projektplanung transparent.
Personelle Besetzung von Projekten
Der Projektleiter ist für den Ablauf und Erfolg des Projektes verantwortlich. Er reportet an den Auftraggeber des Projektes und ist gegenüber seinem Projektteam weisungsberechtigt. Da er eng mit seinem Team zusammenarbeiten muss, benötigt der Projektmanager eine Vielzahl an Eigenschaften und Stärken. Neben Ausdauer, Management-Skills und ganzheitlicher Denkweise muss er vor allen Dingen kommunikative Fähigkeiten an den Tag legen. Gerade sein soziales Können ist für den Projekterfolg oftmals entscheidend, denn nicht selten hängen Projekterfolge auch mit der Mitarbeitermotivation und Eignung des Projektteams zusammen.
Als Projektmanager muss man teilweise auch unpopuläre Entscheidungen treffen, auf ungeplante Situationen rasch und entschlossen reagieren und Konflikte zielgerichtet managen.
Ablauf, Vorgehensweise und Tools im Projektmanagement
Im Projektmanagement existieren unterschiedliche Modelle und Methoden, die auch in der Vorgehensweise differieren. Für welche Methode sich der Projektmanager letztlich entscheidet, hängt von folgenden Faktoren ab:
- Vorgaben des Auftraggebers
- Projektgröße
- Branche oder Gegenstand des Projektes
- Art des Projektes, z.B. Lernprojekt, Entwicklungsprojekt, Forschungsprojekt
Die Werkzeuge des Projektmanagements variieren je nach Umfang und Branche des Projektes von der einfachen To-Do-Liste bis hin zur Projektmanagementsoftware. Vor allem letztere wird häufig genutzt, da sich alle Beteiligten über die Software stets über den aktuellen Stand des Projektes informieren bzw. Fortschritte eintragen können. Des Weiteren ermöglicht die Projektmanagementsoftware rasche und zielgerichtete Auswertungen und unterstützt so den Projektmanager beim Überwachen des Projektablaufes. In der Regel werden die Werkzeuge oder die Werkzeugkombination vor dem Beginn des einzelnen Projektes festgelegt.
Grundsätzlich wird der Ablauf eines Projektes in folgende Phasen eingeteilt:
- Projektdefinition: Festlegung der Ziele, Chancen und Risiken
- Projektplanung: Organisation des Teams, Festlegung der Aufgaben, Kosten und Termine
- Projektdurchführung: Durchführung und Kontrolle des Projektfortschritts mit eventuellen Korrekturmaßnahmen
- Projektabschluss: Präsentation der Ergebnisse und rückblickende Bewertung des Projektablaufs
Erfolgsfaktoren von Projekten
Trotz akribischer Vorbereitung und praktischen Hilfsmitteln wie beispielsweise Projektmanagementsoftware scheitern zahlreiche Projekte bzw. entpuppen sich als nicht wirtschaftlich. Für das Scheitern wird meist das Projektmanagement verantwortlich gemacht. Tatsächlich können Mängel im Projektmanagement den Ausschlag für den Misserfolg eines Projektes geben.
Als Erfolgsfaktoren in Bezug auf Projektmanagement sind vor allem folgende Merkmale zu sehen:
- Das Projektziel muss klar definiert sein.
- Der Projektplan muss sorgfältig definiert sein und einem ständigen Controlling unterliegen.
- Das Projekt muss prozessorientiert strukturiert sein.
- Man muss eine spezifische Projektkultur entwickeln.
Neben den Größen, die das Projektmanagement zum Erfolg des Projektes beiträgt, existieren jedoch weitere Faktoren, die nur schwer kalkulierbar sind und den Erfolg eines Projektes ebenfalls beeinträchtigen können. Dazu zählen z.B. die Wettbewerbssituation am Markt oder unternehmensspezifische Regelungen.
Projektmanagement Seminare und Schulung für erfolgreiche Projektplanung
Projektmanagement erfordert zahlreiche Skills und Fähigkeiten. Diese erwirbt man meist erst mit der Zeit, indem man mehrere Projekte leitet und zum Ziel führt. Seminare im Projektmanagement können dabei helfen, eine zielgerichtete Herangehensweise an Projekte verschiedenster Art zu erlernen und dabei typische Fehler zu vermeiden.
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