Bei jeder beruflichen E-Mail-Adresse gehen pro Tag durchschnittlich 18 E-Mails ein. Dies besagt eine Umfrage, die von dem Hightech-Verband Bitkom in Auftrag gegeben wurde. Einzelne Berufstätige erhalten sogar 40 oder mehr E-Mails pro Arbeitstag. Eine enorme Entwicklung, denn vor drei Jahren betrug die durchschnittliche E-Mail-Anzahl pro Tag lediglich 11. Um der wachsenden E-Mail-Flut Herr zu werden, kann ein Seminar zum effizienten Umgang mit Microsoft Outlook hilfreich sein.
Outlook und seine Funktionen
Der E-Mail-Client Microsoft Outlook ist in deutschen Büros weit verbreitet. Durch die starke Integration des Programms in MS Office kann Outlook sogar als Teil des Office-Paketes betrachtet werden. Es bietet zahlreiche Funktionen und Features, die bei der erfolgreichen Organisation des Arbeitsplatzes helfen. Über Outlook können beispielsweise mehrere E-Mail-Konten über eine Oberfläche verwaltet werden.
Neben der E-Mail-Funktion nehmen vor allen Dingen Kalender und Terminplanung einen wichtigen Part von MS Outlook ein und werden in der Regel in großem Umfang genutzt. Auch Smartphones lassen sich synchronisieren, so dass die Benutzer unterwegs Termine eintragen können oder an anstehende Meetings erinnert werden.
Des Weiteren bietet MS Outlook eine umfangreiche Kontaktdatenbank, eine Aufgabenverwaltung sowie die Möglichkeit, Notizen zu machen. Die Anwendungen sind so miteinander verbunden, dass sie sich teilweise synchronisieren, z.B. wenn der Geburtstag eines Kontaktes automatisch in den Kalender übernommen wird.
Effizientes Arbeiten mit Outlook
Mit Outlook kann ein Anwender seine einkommenden und versandten E-Mails optimal strukturieren und archivieren. Eine individuell festlegbare Ordnerstruktur hilft dabei, den Überblick zu behalten und seine Mail-Nachrichten konsequent abzulegen. So reduziert sich die tägliche E-Mail-Flut rasch auf ein erträgliches Maß. Unerledigte Mails kann man markieren, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu beantworten und versehentlich versandte E-Mails lassen sich zurückrufen.
Diese und weitere praktische Funktionen machen Outlook zu einem effizienten Tool im täglichen Arbeitsleben. Allerdings muss man als Anwender nicht nur über die Existenz dieser Funktionen Bescheid wissen, sondern auch wissen, wie man diese effektiv einsetzt. Haben Sie auch schon einmal eine halbe Ewigkeit nach einer bestimmten E-Mail gesucht oder sich gefragt, wie Sie das Layout des Lesebereichs verändern können? Vielleicht fragen Sie sich, wie man eine Abwesenheitsnachricht erstellen kann oder wie man ein Logo in die Signatur einfügt? Um Outlook gewinnbringend im Berufsalltag einsetzen zu können, um seine E-Mails perfekt zu organisieren und außerdem dabei Zeit zu sparen, muss man sich mit dem Programm beschäftigen.
Schulungen für jeden Kenntnisstand
Lernen Sie je nach vorhandenem Kenntnisstand die einzelnen Module von Outlook kennen, lassen Sie sich in die Benutzeroberfläche einführen und erfahren Sie mehr über die möglichen Zustelloptionen der E-Mails. Auch Adressverwaltung, Kalenderfunktion und Terminierung mit Hilfe von Outlook werden in einzelnen Schulungen thematisiert und bringen Ihnen praktische Kniffe und Tricks für den täglichen Umgang mit dem Programm bei. Bringen Sie Ihr Wissen auf den neuesten Stand oder vertiefen Sie vorhandenes Know-how mit Hilfe einer passenden Schulung!
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